新加坡公司秘书角色与责任
2019-05-23

新加坡公司法令强制规定每家公司都要任命一名公司秘书。
公司秘书是公司的合规人员,并负责确保董事会成员了解他们对公司的义务责任(包括遵守法律、公司治理要求和上市规则)。
根据2014年公司法令(修正案)第88条文,新加坡的每家公司都必须任命一位或多位公司秘书。

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公司秘书的资格条件:
1. 自然人
2. 他或她是新加坡的居民
3. 具有相关经验、学术和专业资格
4. 在任命之日,注册局不得有他/她的任何禁令(当局可以禁制违反法令相关条文的公司秘书)。
5. 他或她不是该公司的唯一董事。

公司秘书该具备什么?
1. 秘书必须能够在快速变化的商业环境中做出有效率的决策。
2. 公正。
3. 他或她必须充分了解与公司有关的最新法规。

新加坡公司秘书服务工作角色
• 保持公司的正式注册和记录
• 安排股东和董事会议
• 提交法定所要求的所有必要文件并归档
• 筹备会议时提供行政支持
• 为董事会提供全面的合法和行政支持
• 协助执行公司战略,确保董事会的决策得到适当的执行和沟通
• 确保公司履行其所有的法律义务
• 了解法定和监管的义务与相关发展和变化
• 与股东充分沟通

公司秘书的责任
1. 维持合法注册
公司秘书需要负责维持和更新公司的合法注册,例如大股东的注册、收费注册以及会员注册。
2. 保管公司印章
公司秘书是确保公司印章得到安全保管以及被正确使用。
3. 通知会议和议程
公司秘书的职责之一是将会议通知发给公司成员和股东。此外,他或她必须准备议程、准备会议记录并组织这些会议。
4. 遵守公司章程
公司秘书必须确保公司及其董事一直遵守公司章程条款。
5. 准备账目
公司秘书负责确保公司账目符合公司法令的规定(秘书必须向当局提交这些报表)。
6. 向当局提交法定表格
公司秘书须在指定时限内向注册局提交所需的申报表及表格,例如提交年度报告、提交股份配发申报书(return of allotment)及提交委任董事或董事辞职通知书等等,都是属于秘书的职责范围。
7. 确保公司有保险
公司秘书的另一项职责是确保公司、董事、高级职员以及办公室和职员有恰当的保险。
除了遵守公司法规定的职责外,公司秘书还有以下职责:
1. 协助董事履行他们的法定职责。
2. 处理股东与公司之间的通信。
3. 允许股东、成员和其他人员查看合法注册,除非法律禁止这么做。
4. 确保公司履行义务和透明度。
5. 作为董事会与股东之间的联络人。
6. 担任公司的全部文秘工作的负责人,并看视公司的行政职能。
请注意,公司秘书的职责取决于雇佣合同,除此之外可能还会有一些额外的职责。而且,专业资格和经验对于确定公司秘书的责任非常重要。

为什么公司秘书对公司这么重要?
新加坡金融管理局通过其公司治理准则指出,公司必须明确界定秘书的角色。 因此,秘书有责任确保遵守法规,并出席所有董事会议,就管理事宜向董事会提供意见。

委任公司秘书,是在新加坡设立公司的重要一步。公司设立时,必须委任一名公司秘书,因为秘书的职位在任何时候都不得空置六个月以上。如果您选择与专业服务公司协助您设立公司,该服务公司通常会任命一名员工担任公司秘书。有鉴于此,选择一家值得信赖、可靠的服务公司是非常重要的。如果您有意在新加坡设立公司,不过苦于无相关协助,欢迎您随时联系世诚国际,获取我们的专业服务!

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